Методические рекомендации по написанию пресс- релиза

Пресс-релиз (анонс или новостной) — сообщение для прессы или общественности; информационное сообщение, содержащее в себе новость об организации (возможно и частном лице), выпустившей пресс-релиз, изложение её позиции по какому-либо вопросу и передаваемое для публикации в СМИ. Например: предстоящее мероприятие, презентация, выставка, конкурс и т.д. Конечная цель деятельности по рассылке пресс-релизов состоит в том, чтобы сформировать и поддерживать определенный имидж учреждения в глазах широкой общественности.

Пресс-релиз пишется по поводу какой-то новости или события, которое называется информационным поводом. По этой причине содержание релиза, как правило, связано с определенным временным периодом. Материал, присланный через неделю после состоявшегося семинара или фестиваля, уже неактуален и не представляет интереса для СМИ. Вот почему необходимо как можно скорее отписывать после совершившегося события текст – на это есть всего день, максимум, два. В противном случае, ваши труды окажутся напрасными.

Пресс-релизы бывают нескольких разновидностей:

• Пресс-релиз-анонс — информация в таком пресс-релизе сообщает о событии, которое только должно произойти. Вовремя разосланный такой пресс-релиз обеспечит присутствие представителей прессы на событии. Помимо изложения сути предстоящего события в этом пресс-релизе можно дать соответствующую предысторию этого события, которая поможет заинтересовать прессу.

• Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз)— несёт в себе информацию об уже свершившемся событии. Здесь можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц.

• Информационный пресс-релиз — информирует о текущем, ещё не завершённом событии. В этом пресс-релизе даётся только отчёт о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна.

Пресс-релиз не должен содержать оценочных данных или информации рекламного характера, он должен быть небольшим по объёму (не больше двух страниц) и содержать в себе информацию только об одной-единственной новости. Информация в прессе-релизе должна отвечать требованиям того издания, куда был отправлен пресс-релиз.

Как правило, при подготовке пресс-релиза учитываются следующие аспекты:

-На первый план выносится новость или сенсация, и только потом, если нужно, рассказывается о деталях и подготовительных этапах. Это позволяет зрителю или читателю сразу же оценить, интересна ли для него информация, стоит на нее обратить внимание или нет.

-Именно поэтому первые фразы пресс-релиза должны приписываться наиболее ярко и эффектно. Так, чтобы они сыграли роль «наживки».

-Один релиз – одна мысль, все «кстати» отсекаются. Информация должна «проглатываться» потребителем быстро и легко.

-Исключаются все рассуждения – эмоциональные оценки. Учреждения образования или учреждения культуры очень часто пытаются передать свое восхищение, множа эпитеты «гениальный», «чудесный», «потрясающий»…Публикации в СМИ строятся исключительно на основе фактов. Именно за счет отбора тех, а не иных фактов и деталей передается отношение к событию.

-Позаботиться об иллюстративном материале (фотоматериале).

-Необходимо быть честным и писать о том, что может быть интересно журналистам и читателям СМИ. Повод для написания пресс-релиза должен быть действительно значимым.

-Пресс-релиз можно писать до самого события (анонс), либо после него (пост-релиз). Когда вы пишите о событии, которое неплохо бы осветить в СМИ, чтобы его посетило больше людей, писать необходимо заранее. Например: День открытых дверей, выставка, концерт, спортивные соревнования и т.д. После мероприятия необходимо писать пост-релиз, в котором рассказывается об итогах события.

-Сообщать информацию, а не давать рекламу. Это бывает довольно сложно отличить, но есть подсказка: Информация – это "рассказ не о том, что вы продаете, а о том, как вы живете".

-Пресс-релиз обычно пишется не в разговорной, повествовательной манере, а в телеграфной, обезличенной.

- Пресс-релиз стоит писать, если есть действительно интересная новость, иначе, скорее всего, неинформативный и ненужный пресс-релиз будет оставлен без внимания, а работа над таким пресс-релизом окажется бессмысленной.

- Пресс-релиз должен отвечать на следующие вопросы:

Что (происходит)?

Где это (происходит)?

Когда это (происходит)?

Почему и зачем (это делается)?

Какие перспективы это имеет? (если таковые есть)

- Информация пресс-релиза должна быть интересна и нужна аудитории того издания, куда направляется пресс-релиз.

-Информация должна быть актуальной, злободневной.

-Информация должна быть близка читателям, общественно значимой. Хорошо, если информацию можно связать с какой-нибудь общественно важной проблемой.

-Хорошо, если в пресс-релизе присутствуют слова одного или нескольких лидеров мнений на данную тему.

Примерные темы для написания пресс-релиза :

-Проведение семинара, круглого стола, презентации, пресс-конференции, конкурса.

-Участие в выставках, конкурсах, викторинах, олимпиадах.

-Победы  работников культуры в фестивалях   разного уровня

-Организация  праздников

-Мероприятия, направленные на профилактику наркомании и вредных привычек, правонарушений, дорожно-транспортного травматизма.

-Мастер-классы, участие и организация.

-Благотворительные и социальные акции.

-Участие в междугородних, международных проектах, обменах, масштабные экологические и другие проекты.

-Об этапах реализации проектов.

-Об участии в творческой встрече с художником, писателем.

  

Структура пресс- релиза ,перечень основных составляющих:

Каждый пресс-релиз должен содержать следующие элементы:

-Заголовок – обязательная часть. Он должен содержать основную идею пресс-релиза и быть информативным, емким и понятным. Чем короче заголовок, тем лучше. Должен содержать основную идею сообщения и быть, по возможности, ярким, интересным, запоминающимся. Заголовки к текстам для сайта отражают, как правило, характер действия или его этапа, например: В  колледже культуры и искусства отметили День учителя. Навык придумывания заголовков – отдельное искусство. Могут использоваться различные подходы и приемы.

Примеры: "Акавита" будет поддерживать формат P3P (информационный стиль) "Анжелика" и пираты (использование устойчивых ассоциаций)

-Вводный абзац, или резюме - это краткое содержание пресс-релиза, выражающее основную мысль текста в нескольких предложениях. Старайтесь, чтобы резюме не копировало заголовок, но при этом давало более расширенную информацию, поясняло его. Резюме, как правило, отвечает на вопросы: когда? где? и что? а также в некоторых случаях кто?

В одной фразе необходимо ответить на вопрос - "Что я (автор релиза) хочу сказать?". Конкретизирует название. В СМИ резюме обычно не публикуется и используется главным образом в технических целях для определения того, к какой тематике относится данное сообщение.

Для авторов пресс-релизов, в то же время, это очень полезная работа по пониманию смысла написанного. Если текст пресс-релиза не удается выразить в одной фразе, значит, его надо переделывать.

Дополнительно можно использовать и такие наводящие вопросы как "Зачем/почему пишется этот релиз?", "Для кого он пишется?"

-Основная часть текста отвечает на оставшиеся вопросы: кто? почему? и зачем? какие перспективы ожидаются? (если они есть). Рекомендуемый объем основной части - примерно 1,5 тыс. знаков. Но, в зависимости от темы и содержания новости, объем пресс-релиза может варьироваться по усмотрению автора.

Если мероприятие проходит с участием высокопоставленных лиц, стоит добавить в сообщение комментарий данного лица. Если таких участников несколько, то в тексте должна быть цитата самого статусного из участников, либо двух участников. Комментарий должен содержать мысль, отражающую отношение того или иного спикера или ведомства к проблеме, к ситуации, к мероприятию.

«Золотая цитата» - если мероприятие проходит с участием руководителей федеральных и областных ведомств, а также руководителей территориальных управлений, других высокопоставленных лиц, спонсоров, необходимо добавить в сообщение комментарий данного лица. Если таковых участников несколько, то в тексте должна быть «золотая цитата» самого статусного из участников, либо двух участников. Комментарий должен содержать мысль, отражающую отношение того или иного спикера или ведомства к проблеме, к ситуации, к мероприятию.

-Справочная информация по теме события может быть представлена в тексте, либо вынесена за текст. Это делается по усмотрению автора.

-Контакты ответственного лица. Контактные реквизиты – очень важная часть для самой компании и автора релиза. При этом желательно в первую очередь указывать реквизиты мобильных контактов – телефон, e-mail. Необходимым является и указание полного Ф.И.О и должности автора релиза, или лица, к которому можно будет, при необходимости, обращаться за пояснениями, комментариями или с вопросами.

Адрес сайта, если он есть, также очень желателен.

Традиционно текст пресс-релиза строится по принципу перевернутой пирамиды: самая основная информация дается в начале материала.

Примерная форма пресс-релиз анонса:

Текст анонса о мероприятии пишется произвольной форме, но с обязательным указанием:

-Дата и время мероприятия;

-Место проведения с указанием помещения и адреса;

-Название мероприятия и форма (концерт, творческая встреча, спектакль, выставка, конкурс и т.п.);

-Название отдела или коллектива-организатора мероприятия, участники мероприятия (кто, предполагаемое количество);

-На какую аудиторию рассчитано мероприятие,

-Телефон для справок, контактное лицо по мероприятию, должность, Ф.И.О., подготовившего информацию.

-Необходимость приглашения представителей пресс-службы администрации.

 Анонсы на предстоящий месяц о мероприятиях сдаются не позднее 25 числа настоящего месяца, если возникают изменения в дате и месте проведения об этом сообщается своевременно по электронной почте редактора сайта или по рабочему телефону.

Примерная форма пресс-релиз новости:

Отчет о прошедшем мероприятии пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием: даты, названия и места проведения мероприятия и его участников и количество, также можно указать приглашенных почетных гостей (если таковые присутствовали). Кратко описать ход мероприятия и его результаты (что было достигнуто из поставленных задач), впечатления и отзывы зрителей, яркие запоминающиеся моменты и впечатления. Указать должность, Ф.И.О. подавшего информацию и контактный телефон.

К отчету необходимо приложить фото и видеоматериалы (отсканированные дипломы, если есть). Отчеты сдаются не позднее 2 дней после проведения мероприятия.